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如何写公司年会策划案及年会中注意事项
时间:2019-12-24   来源:未知

   第一阶段:策划调研阶段

  1:需求调研

  首先要先与老板先沟通,询问他想要什么样的形式,预算是多少。同时可采用问卷的形式来征集员工的意见,并做出最后的取舍。

  2:确认方案

  年会的策划方案一般都包含这些元素:

  1:基本信息(日期、场地、参与人员等);

  2:年会内容(节目、游戏、互动、抽奖,及其他一些老板想通过年会来传递的信息);

  3:预算分配/各占多少比例(场地、餐饮、礼品、交通、住宿等);

  4:工作分类(活动文案、会场布置、年会节目、礼仪迎宾、后勤)等。

  3:制定执行计划并推进

  将年会事项分割成细块,并梳理出一个井常清晰的年会流程执行计划表,年会流程表的意义除了督促自己如期完成任务以外,同时也起到了一个查缺补漏的作用。

  第二阶段:推进落地阶段

  在推动落地的过程中,可以按照工作类别来分块进行,将需要提前准备或者时间筹备比较长的项放在前面。

  1:预定场地

  百人左右的规模,可以选择酒店或度假村,订场地一定要注意提早预订!

  选择场地多注意以下几点:

  场地的远近,场地的大小与参会人数是否匹配,场地最好要有能支持年会活动的设备。现场检查场地的功能设施配备。场地附近还要有停车位。

  2:人的调动

  人员的调动越早越好,这样可以给后期活动执行预留出足够的时间,需要调动的年会人员有三类:

  年会支持人员:年会总导演、主持人、节目表演人员等。

  需提前邀请的人员:老板、高层、公司合作伙伴等,提早对宾进行邀请。

  外包支持人员:舞台、餐饮供应商等。供应商也需要提前联系,一定要再三和他确认时间及流程!

  3:活动安排

  活动的安排同样可以细分成几块!比如可以从活动流程、亮点环节、活动餐饮、现场布置几方面去考虑。

  活动流程:

  活动当天的流程绝对是重中之重,是整场年会筹备工作的直接展示,关系到了年会的成败问题。

  设立亮点环节

  亮点环节可以是有趣的老板节目、奖品诱人的抽奖活动,或者好玩的热场小游戏!

  现场布置:

  活动现场的布置可以分为两块,一块是需要提前布置完毕的(桁架、舞台、喷绘、拱门、气球氛围等大型广告位),另一块是等活动当天布置的(X展架、小礼品、手办礼等小件物品,以防丢失)。

  解决餐饮:

  除了传统的圆桌聚餐形式外,采用自助餐的形式也不错,既能满足百人规模的企业就餐,还可以让员工们在年会现场更自在、灵活。

  交通住宿:

  交通可以请外包的供应商帮忙解决,集体行动。住宿的话,要注意每间房人数安排的合理性。太挤会让员工产生排斥感,太空也不利于活动预算把控。一般一间房安排2-4人为宜。

  第三阶段:活动宣传

  前期宣传:

  年会前期可以选择进行多次不同内容的剧透宣传,一方面保持了信息互动,有利于员工了解年会活动,产生参与感,另一方面也能增强他们对活动的期待感和热情。

  后期宣传:

  对整场年会做回顾,可以盘点年会现场的经典瞬间,也可以发一些活动花絮,通过情感调动起员工的凝聚力。

  收集反馈:

  还可以通过问卷调查等形式,收集员工关于整场年会的意见并展示,让员工了解行政工作还有哪些方面可供改进。

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编辑: xinzhongwang
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